Coto 1 – Contacto administración

Niveles de servicio

Tabla de niveles de servicio

Urgencia***	Tiempo de respuesta	Tiempo de resolución	Forma de contacto (ver abajo los procesos)
Alta	1-6 horas	Lo antes posible	– Caseta coto 1* – Teléfono y whatsapp de administración coto 1* – Contactar cualquier miembro de mesa de consejo
Media	1 día hábil	1 a 3 días hábiles	– Caseta coto 1* – Teléfono y whatsapp de administración coto 1* – Plataforma Vivook
Baja	1 día hábil	2 a 3 semanas hábiles	– Plataforma Vivook

* martes y jueves de 2 a 6 pm, fuera de este horario, ni el personal, ni el teléfono de administración estarán operando, fuera de este horario, favor de utilizar la plataforma de Vivook.

** Ver abajo la tabla de ejemplos para cada una de las urgencias.

Ejemplos de niveles de urgencias

Urgencia	Ejemplos
Alta (emergencia)	– Problemas de energía eléctrica en el coto (no CFE): caseta, falla total o de luminarias. – Sistema de acceso (plumas). – Falta de personal de supervisión de acceso (“seguridad”). – Inundaciones. – Vulnerabilidades de seguridad como barda perimetral.
Media	– Comunicación interpersonal (preguntas a administración): cuotas, procesos, acceso a personal de servicios, etc. – Quejas y reportes que no necesiten compras o contacto a otros proveedores: Reportes y aclaraciones de pago, reportes de incumplimiento de reglamento, ruido o mascotas sueltas, etc.
Baja	Quejas y reportes que si necesiten compras o contacto a otros proveedores: – Fallas en luminarias – Fugas de agua – Fallo en sistema de riego – Reporte de mal servicio de seguridad o jardinería (secciones de pasto mal cortado), etc. – Problemas de construcción: concreto en la calle, albañiles sin equipo, etc. Quejas del servicio de administración del coto 1 (ver abajo nota 3).

Notas de urgencias y niveles de servicio en coto 1

Nota ¹: Apreciable vecino, si usted es de la opinión de que los niveles de servicio descritos anteriormente no cubren, no son suficientes, o no son adecuados, favor de atender las asambleas ordinarias del coto 1 y ejercer su derecho a voto para incrementar el presupuesto de administración.

Nota ²: No existe un presupuesto para ir detrás de un camión de concreto cuidando de que no tire nada, tampoco para que un supervisor pase diariamente a revisar que todos los proveedores realizaron su labor, estos controles se realizan cada dos semanas o mensuales según sea el caso, por ejemplo, si la jardinería dejo sin atender un área, y sin el reporte pertinente por plataforma Vivook, administración realiza supervisión previo a pago al proveedor cada mes solamente.

Nota ³: Para poder tener un registro de las quejas del servicio de administración que actualmente el coto 1 tiene contratado, es INDISPENSABLE que se cree un ticket en la plataforma de Vivook, la mesa del consejo de coto 1 tiene acceso administrativo a la plataforma y está constantemente monitoreando todas las quejas para asegurar el mejor servicio posible a los colonos del coto 1.

Formas de contacto

Atención personalizada

El personal de Administración del coto 1 se encuentra en caseta del coto 1 para atender todas las dudas y quejas referentes al coto 1 los días martes y jueves de 2 a 6 pm.

Teléfono y whatsapp

El personal de administración del coto 1 atenderá todas sus dudas y quejas referentes al coto 1 ya sea por llamada telefónica o por medio de whatsapp los días martes y jueves de 2 a 6 pm en el número telefónico: +52 33 1248 3466.

Fuera de este horario, el teléfono mencionado estará guardado y apagado, por lo que si necesita algún servicio de administración fuera de este horario, favor de utilizar la plataforma Vivook.

Tanto el teléfono celular (debidamente facturado y contabilizado), como el número telefónico (parte del presupuesto aprobado en asamblea) descrito anteriormente son propiedad del coto 1, estos no cambiaran en caso de una diferente administración.

Correo electrónico

El personal de administración del coto 1 atenderá todas sus dudas referentes al coto 1 que no necesiten una respuesta inmediata, ni que sea necesaria evidencia de la interacción* en el correo electrónico: [email protected].

Con el objetivo de rastrear, tener orden, así como de dar a la mesa de consejo del coto 1 las herramientas necesarias para seguir los distintos casos, el correo electrónico no es considerado un método formal de comunicación, si tiene una queja la cual necesite tener evidencia de cuando se reportó, de tal forma que incluso se presenten penalizaciones con administración del coto 1, es INDISPENSABLE un ticket por medio de la plataforma de vivook, si es una comunicación informal, favor de utilizar este correo electrónico sin problema alguno.

Por el momento el costo de este correo electrónico (actualizado al 31 de julio del 2022) no lo cubre el coto 1, sino directamente el representante del mismo, esto debido a la falta de proveedores grandes que facturen (Google no factura en México).

La comunicación por medio del correo electrónico no tiene niveles de servicio aplicables.

Plataforma Vivook

Prerrequisitos

1. Para tener acceso a la plataforma Vivook es necesario que sea un colono del Coto 1 (Coto Arboledas) del fraccionamiento Senderos de Monteverde, ubicado en Tlajomulco de Zúñiga, Jalisco, México.
2. Que la administración del coto 1 le proporcione el usuario y contraseña para vivook al correo electrónico del colono registrado en administración; este usuario y contraseña se mandan automáticamente a TODOS los colonos registrados del coto 1.
3. De no tener en su correo electrónico el usuario y contraseña para acceder a la plataforma vivook, favor de contactar a la administración del coto 1 por medio de las otras formas de contacto para actualizar sus datos y se le envíe la información necesaria.

Acceso a plataforma Vivook

Vía su navegador de internet favorito

1. Ir a la dirección web: https://webapp.vivook.com/vvk2020/login
2. Ingresar el usuario y contraseña descritos en la sección anterior.

Vía la app para teléfono celular

Nota: esta es la manera recomendada de contactar a la administración del coto 1, de tal forma que la mayoría de la documentación de procesos es en base la app de vivook.

1. Descargar la app “Vivook” en su celular:

2. Ingresar el usuario y contraseña descritos en la sección anterior.

Tipos de contacto por Vivook

Quejas

Nota: Algunos elementos de la imagen fueron cubiertos o eliminados, pues fueron tomados con perfil de administrador (asignado a la mesa del consejo del coto 1) para poder supervisar las acciones de administración, pero para efectos de estos procesos no son relevantes.

1. Ir a la sección de “Solicitudes al administrador” en la parte inferior derecha de la app y seleccionar el signo de ‘+’ para añadir un ticket nuevo:

2. Llenar los campos requeridos:

Tratar de SIEMPRE adjuntar evidencia fotográfica para evitar discusiones, después seleccionar el botón de “Crear”:

Reportes de pago

Los reportes de pago son ÚNICAMENTE necesarios en los siguientes escenarios:

1. Por la razón que sea, cuando se cubre la cuota de mantenimiento (seguir esta liga para más detalles con respecto al proceso de cuotas de mantenimiento) por medio de tarjeta (no transferencia electrónica) sin avisar a administración del coto 1.
2. Cuando existe una discrepancia en los pagos vs lo que está registrado en administración del coto 1.

Para un reporte de pago, seguir los pasos descritos en la imagen de abajo.

Nota de paso 3: Es INDISPENSABLE una fotografía (no PDF, no Word, ni cualquier otro tipo de documento) del recibo de pago.

Ejemplo de un reporte de pago:

Comunicación interpersonal

“Comunicación interpersonal” solo es posible por medio del navegador web.

Favor de seguir los pasos descritos en la imagen de abajo:

Administración Coto 1

Bases legales

Al 31 de julio del 2022 y hasta nuevo aviso, los servicios de administración del coto 1 fueron debidamente votados y aprobados en la asamblea ordinaria llevada a cabo en abril del 2022 en la terraza de los lagos del fraccionamiento Senderos de Monteverde (ir a la página del coto 1 para más detalles).

Servicios de administración del coto 1

Al 31 de julio del 2022 y hasta nuevo aviso, los servicios de administración del coto 1 están contratados con Grupo Arkano, sus servicios, detalles de contacto y demás detalles están descritos en su página web: http://grupoarkano.com/servicios.

Exclusiones y políticas

Administración coto 1 NO está en oficinas de la AC

Al 31 de julio del 2022 y hasta nuevo aviso, los servicios de administración del coto 1 NO son proporcionados en las oficinas de la AC (al fondo de los lagos), administración del coto 1 NO tiene personal de administración, favor de evitar llevar temas del coto 1 a las oficinas de la AC, pues ellos no tienen ninguna ingerencia en los procesos del coto 1.

Ni la mesa del consejo del coto 1, ni la administración del coto 1 se hace responsable por cualquier problema, malentendido, información incorrecta, ni cualquier problema resultante de que un colono del coto 1 acuda a las oficinas de la AC, con personal de la AC para tocar CUALQUIER tema relacionado con la administración del coto 1.

Multas y penalizaciones por agredir a personal de administración

Esto aplica para administración de la AC, del coto 1 y de cualquier otro servicio proporcionado al coto 1.

Como en cualquier comunicad, deben de regir las bases de civilidad y buenas conductas en todo el fraccionamiento de senderos de monteverde, independientemente del coto, por lo que hay tolerancia cero en contra de cualquier agresión hacia administración de la AC, coto 1 o cualquiera de los miembros del consejo que amablemente prestan de su tiempo sin remuneración alguna, con el único objetivo de cooperación comunal y un próspero fraccionamiento.

Ni el pago de cuotas de mantenimiento ni cualquier otra situación es motivo de agresión, ya sea física o verbal en contra de nadie, en esta página web se describen 4 formas de contacto principales y otros 3 tipos por medio de la plataforma vivook, con esto no hay excusa alguna para agredir o insultar por falta de comunicación, aclaraciones o por ningún motivo.

Sea notificado, apreciable colono, que cualquier agresión verbal a administración de AC o del coto 1 será penalizada con base en el reglamento aplicable del coto 1 así como de la asociación de colonos del fraccionamiento senderos de monteverde AC.

En caso de agresiones físicas, se procederá de forma legal en contra de cualquier infractor, sea colono o no.