AC – Roles y Responsabilidades
Tabla de contenido
Premisas
Roles y responsabilidades de la Asociación de Colonos del Fraccionamiento Senderos de Monteverde A.C.
Premisa principal: Ninguna de las partes puede tener los derechos sin las responsabilidades y viceversa.
- Independización de todos los cotos creando su propia Privada en Condominio (P en C), lo cual significa en una independización legal y administrativa, por lo que la AC se convierte en un proveedor de servicios para los cotos, donde se trataría como una transacción comercial, el coto cubre la cuota aprobada en la asamblea y la AC es responsable de la ejecución de todos los servicios pactados en asamblea sola y exclusivamente en las áreas comunes, con la excepción de acuerdos específicos entre algún coto en particular y la AC.
- Todos y cada uno de los proyectos de la AC solo pueden tener como alcance las áreas comunes del Fraccionamiento Senderos de Monteverde A.C., ningún proyecto de la AC puede forzar a ningún coto a ser incluido, participar o cubrir alguna cuota cuando el alcance del proyecto de la AC incluye esfuerzos, información, tareas, recursos o cualquier cosa relacionada con las operaciones internas de cada coto.
- Si así lo prefieren uno o más cotos individualmente, estos podrán trabajar en proyectos de la AC sin que esto afecte en forma o fondo, ni en tiempos de atención, costos o en ningún otra área a los cotos que no deseen ser incluidos, esto sin ninguna afectación a los servicios de áreas comunes descritos en la presente matriz aprobados por asamblea que se pagan a la AC.
- Ninguna junta de consejo, diferente mesa de consejo, o asamblea podrá revertir, cambiar o modificar en ninguna forma las presentes premisas, esto siendo congruentes con los lineamientos e ideas de la primera premisa del presente documento.
Definiciones
Las presentes dediciones tienen como objetivo simplificar los roles y responsabilidades a alto nivel para tener un entendimiento de estos sin tantas complicaciones; las operaciones y procesos más detallados no están en el alcance del presente documento.
Nota: La presente es una traducción literal de la matriz RACI.
| Responsable (R) |
| Indica la/el delegado de ejecutar la tarea aprobada por el Aprobador (A). Esta letra (R), define el rol de la persona que se encuentra encargada de realizar esa determinada y aprobada tarea. Por lo tanto, toma la responsabilidad de entregar la tarea terminada en el tiempo y de la forma establecida. |
| Aprobador (A) |
| Ultimo responsable absoluto del proceso, política o actividad, esto a todos los niveles, legal, administrativamente, entre otros. Así mismo, el papel de la persona o grupo de personas que actuará como aprobador es aceptar y aprobar la tarea entregada por la persona, grupo de personas o empresa responsable. En otras palabras, el aprobador certifica que el trabajo ha sido ejecutado conforme a los requerimientos exigidos. |
| Consultado (C) |
| Por lo general son personas expertas o conocedoras sobre un tema y tarea que son consultadas para que opinen y sugieran sobre algún aspecto de las tareas del proyecto. El consultado externa su opinión sobre algún aspecto que debe ser tomado en cuenta en la realización del proyecto, dado que es experto en el tema. |
| Informado (I) |
| El rol de estas personas involucra a todo individuo que debe ser informado sobre el proceso de evolución y desarrollo de las tareas que forman parte del proyecto. También deben ser informados cuando las tareas se han terminado. |
La principal diferencia entre el “Aprobador” y el “Responsable” es que “Aprobador” es el último responsable, legal y administrativamente, mientras que el “Responsable” es a quien el “Aprobador” le delego la actividad, por ejemplo, la supervisión del control de acceso en la caseta principal es responsabilidad de la AC; sin embargo, esta delega la actividad a un tercero por medio de un contrato comercial a una empresa especializada en esta actividad.
| AC |
| Se refiere a la mesa de consejo votada y aprobada en la última asamblea de la AC, así como su administración, empleados de nómina y proveedores, dicho en otras palabras, para efectos del presente documento explicando los roles y responsabilidades con la AC, la AC es un ente completo y sin divisiones entre mesa del consejo, administración, proveedores, etc., de la misma forma que cuando se contrata alguna empresa, para el cliente (en este caso los cotos) no hay divisiones entre los proveedores de la empresa, empleados, etc., de igual forma, la AC es un ente monolítico. |
| Coto (Representante/Mesa de cada coto) |
| Se refiere a la mesa de consejo votada y aprobada en la última asamblea de cada coto, así como su administración, empleados de nómina y proveedores, dicho en otras palabras, para efectos del presente documento explicando los roles y responsabilidades con la AC, cada coto es un ente completo y sin divisiones entre mesa del consejo, administración, proveedores, etc., de la misma forma que cuando se contrata alguna empresa, para el cliente (en este caso los condóminos) no hay divisiones entre los proveedores de la empresa, empleados, etc., de igual forma, el “coto (Representante/Mesa de cada coto)” es un ente monolítico. |
| Condóminos del Fraccionamiento |
| Se refiere a la participación y/o voto de cada condómino, propietario de uno o más lotes/casas dentro del Fraccionamiento Senderos de Monteverde. |
Pagos a proveedores de cotos no independizados
La lógica de la tabla de roles y responsabilidades para el pago de proveedores de cotos no independizados está basada en derechos y responsabilidades, quien es responsable de rendir cuentas al coto, definir el presupuesto y en general del coto, es el único responsable de los pagos, si en algún momento determinado, se decide que la AC, y por lo tanto su administración y tesorería tienen algún tipo de derechos sobre las decisiones de pagos a proveedores de los cotos no independizados, la AC por ende asumiría las responsabilidades de rendir cuentas al coto, definir el presupuesto y en general del coto, sin embargo, esto va totalmente en contra de las decisiones de independización tomadas desde el 2020.
Ninguna de las partes puede tener los derechos sin las responsabilidades y viceversa.
Para el proceso de pagos hay un ente adicional: El contador, este es el único con la autoridad de definir y acordar junto con el coto las políticas de pagos a proveedores de cotos no independizados.
| Contador |
| Aquel responsable de manejar información financiera. Informar sobre la actualización de impuestos y otras leyes. Elaborar presupuestos e informes financieros. Asegurar la exactitud de los documentos financieros, así como su cumplimiento con las leyes y regulaciones pertinentes. |
Como se puede ver en la siguiente tabla, tanto los derechos y responsabilidades están en el mismo lado:
| Procedimiento | AC | Coto |
| Preparar presupuesto de la AC | Sí. | No. |
| Controlar gastos o recursos monetarios de la AC | Sí. | No. |
| Cobros de la AC | Sí. | No. |
| Gastos de la AC | Sí. | No. |
| Preparar presupuesto del coto | No. | Sí. |
| Controlar gastos o recursos monetarios del coto | No. | Sí. |
| Cobros del coto | No. | Sí. |
| Gastos del coto | No. | Sí. |
Con base en lo anterior, la siguiente tabla muestra los roles y responsabilidades de pagos a proveedores de cotos no independizados.
| Área/Tarea | AC | Contador | Coto |
| Responsabilidades legales | |||
| Definición de políticas | R | A | R |
| Aprobar del pago | R | C | A |
| Revisión de aprobaciones | A/R | C | I |
| Ejecución del pago | R | I | A |
| Selección de proveedores del coto | |||
| Definición de políticas para la selección de proveedores del coto | C | A/R | |
| Selección de proveedores del coto | C | A/R | |
| Aprobación para tramitar un pago del coto | C | A/R | |
| Rendición de cuentas al coto | |||
| Asambleas del coto | I | A/R | |
| Rendición de gastos del coto | I | A/R | |
| Rendición de cobros del coto | I | A/R | |
| Rendición de activos del coto | I | A/R | |
| Rendición de actividades del coto | A/R | ||
| Rendición de mantenimiento del coto | A/R | ||
| Rendición de mejoras del coto | A/R | ||
| Rendición de proyectos del coto | A/R | ||
| Rendición de adquisición de activos del coto | A/R |
Roles y responsabilidades de la Asociación de Colonos del Fraccionamiento Senderos de Monteverde A.C.
Todos los temas presentados a continuación explican los diferentes roles y responsabilidades entre la AC, los cotos, la constructora y los condóminos, sin embargo, cada coto y la AC en sí mismo son responsables de tener estos lineamientos internamente para explicar/describir lo mismo con respecto a sus operaciones internas con sus miembros de consejo, administración, condóminos, empleados y proveedores.
En la matriz de roles y responsabilidades, para mejorar la experiencia por teléfono móvil, se utiliza:
Coto: representando «Coto (Representante/ Mesa de cada coto)»
Condóminos: representando «Condóminos del Fraccionamiento»
CE: representando «condómino en específico»
CC: representando «Condómino al corriente de sus cuotas»
| AC | Coto | Condóminos | |
| Asambleas | |||
| Convocar Asamblea | A/R | C | I |
| Creación de presupuesto | R | A/R | I |
| Plantillas para la mesa del consejo AC | C | R | A |
| Ejecución y presentación de todos los puntos de asamblea | A | C | I |
| Aprobación de todos y cada uno de los puntos de asamblea, incluido el presupuesto anual | I | R | A |
| Mantenimiento (sola y exclusivamente de acuerdos de asamblea) | |||
| Administración | AC | Coto | Condóminos |
| Ejecución de tareas administrativas | A/R | C | I |
| Pago a proveedores de la AC. | A/R | I | I |
| Pago a proveedores de los cotos aun sin independizarse (con recursos de los cotos). | R | A | I |
| Emisión de facturas para los condóminos de los cotos aun sin independizarse.* | A/R | A | I |
| Emisión de facturas para los condóminos de los cotos ya independizados. | A/R | I | |
| Cobranza a los cotos de cuotas acordadas en asamblea. | A/R | ||
| Pago de cuotas áreas comunes acordadas en asamblea | I/C | R | A |
| Ejecución de reglamento vigente, así como multas Y apercibimientos aplicable de áreas comunes (AC) | A/R | I – CE | |
| Ejecución de reglamento vigente, así como multas Y apercibimientos aplicable dentro de cada coto | A/R | I – CE | |
| Otras tareas administrativas como supervisión proveedores, contratos, etc. | A/R | C/I | |
| Control de acceso | AC | Coto | Condóminos |
| Proveer una lista actualizada de vecinos morosos | C/I | A/R | I |
| Proveer lista de teléfonos actualizada de condóminos al corriente de sus cuotas. | C/I | A/R | I |
| Administración, venta, configuración y control de tags | A/R | I | I |
| Compra de tag | C | I | A/R – CC |
| Caseta principal: Mantenimiento de todos los sistemas necesarios para el control de acceso, incluidos pero no limitados a plumas, teléfonos, iluminación, etc. | A/R | I | |
| Control, supervisión y seguimiento en caso de siniestros en áreas comunes. | A/R | C | I – CE |
| Acceso a proveedores en caseta principal. | A/R | C | I |
| Acceso a visitas (morosos son considerados visitas) en caseta principal. | A/R | C | I |
| Acceso a condóminos al corriente de sus cuotas en caseta principal. | A/R | C | I |
| Caseta cada coto: Mantenimiento de todos los sistemas necesarios para el control de acceso, incluidos pero no limitados a plumas, teléfonos, iluminación, etc. | A/R | I | |
| Control, supervisión y seguimiento en caso de siniestros dentro de cotos. | A/R | I | |
| Acceso a proveedores en caseta de cada coto. | A/R | I | |
| Acceso a visitas (morosos son considerados visitas) en caseta de cada coto. | A/R | I | |
| Acceso a condóminos al corriente de sus cuotas en caseta de cada coto. | A/R | I |
* Es posible que cada coto emita sus facturas, solo falta ayuda de la AC para que esta actividad se transfiera a cada coto incluso cuando aún no está independizado.