Control de Acceso en áreas comunes

Lineamientos

El análisis en este documento sigue los roles y responsabilidades explicados en esta liga:

Roles y responsabilidades de la Asociación de Colonos del Fraccionamiento Senderos de Monteverde A.C.

En el cual se estipula hasta los límites entre las actividades de la AC con respecto a las áreas comunes y a los diferentes cotos.

Estándares

El presente documento está basado en el estándar de la industria de licitaciones llamado RFP (“Request For Proposal” o “o Solicitud de propuesta” por sus siglas en inglés), este concepto y otros relacionados están explicados más a detalle en la siguiente liga:

RFP (Request for Proposal) o Solicitud de propuesta

Criterio de selección

Control de acceso para áreas comunes

Para mantener la tabla del criterio de selección formateada para que pueda ser cargada en la mayoría de los dispositivos, incluidos teléfonos celulares, las siguientes abreviaturas son aplicadas:

P#, donde # puede ser 1, 2, 3, etc. significa la evaluación de las diferentes cotizaciones del proveedor 1, 2, 3, etc.

Para proteger la información confidencial de los proveedores, tanto como del personal de administración, ninguna información personal, de empresas o de índole rastreable puede ser publicada públicamente, los detalles pueden ser requeridos directamente en las oficinas de administración de la AC.

La lógica de la tabla es indicar con una “X” si el P1, P2 o P3 solucionan el reto descrito en el mismo renglón, teniendo así una comparación objetiva y dando a los colonos la mejor solución con el mejor análisis posible.

Categoría	Retos en control de acceso	P1	P2	P3
Proceso	Registro (proveedores y visitas)
Proceso	Tags (Condominos)
Humano	Error humano
Humano	Abre pluma manualmente
Máquina	Error al leer tag
Máquina	Falla de sistema
Legales	Penalizaciones
Legales	Registros
Validación	Auditorías
Validación	Supervisión
Comunicación con cotos	Seguimiento de entrada a salida
Comunicación con cotos	Trazabilidad

Diagrama de Ishikawa

Áreas comunes / AC

Retos en control de acceso de áreas comunes

Proceso

Registro (proveedores
y visitas)

Registro de proveedores y visitantes de las áreas comunes donde la AC es responsable:

• Comercios ubicados dentro del Fraccionamiento Senderos de Monteverde, y que se encuentran fuera de los diferentes cotos.
• Oficinas de la Asociación Civil ubicadas al fondo de los lagos.
• Terrazas ubicadas dentro del Fraccionamiento Senderos de Monteverde, y que se encuentran fuera de los diferentes cotos.
• Cualquier otra ubicación estrictamente fuera de los cotos.
• Este registro aplica a vehículos o personas a pie.

Para lo que se refiere a visitas y proveedores cuyo destino es dentro de los cotos, como descrito y acordado en los Roles y responsabilidades de la Asociación de Colonos del Fraccionamiento Senderos de Monteverde A.C. es el coto y su administración responsables de esta actividad, por lo que no se encuentra dentro de los criterios de selección para el control de acceso de la(s) caseta principal.

El control de la trazabilidad de visitas y proveedores se describe en la sección “Comunicación con cotos” , con los criterios de selección: “Seguimiento de entrada a salida” y “Trazabilidad“.

Si algún coto en particular requiere un registro de visitas y proveedores en conjunto con las casetas principales, tanto el costo, análisis, así como todas las responsabilidades serán solo aplicables entre ese o esos cotos en particular y la AC, excluyendo de todo costo y responsabilidades a los cotos que no tengan interés de realizar este registro conjunto con las casetas principales, esto es explicado en los Roles y responsabilidades de la Asociación de Colonos del Fraccionamiento Senderos de Monteverde A.C.

Tags (Condominos)

Se refiere al proceso de principio a fin de los tags para la caseta principal:

• Compra de tags así como su logística para que nunca se tenga escasez.
• Seguimiento de ingreso (etiquetado)
• Seguimiento de en que se gasta el lucro de la venta de tags
• Horarios de atención
• Proceso del control de acceso: habilitar y negar acceso a tags específicos, así como su depuración para el caso de colonos que venden la propiedad o arrendatarios que ya no habitan dentro del fraccionamiento.
• Alta oportuna y sin retrasos de nuevos tags en el sistema.
• Proceso de resolución de problemas.
• Roles y responsabilidades en todo el proceso de los tags.
• Documentación de todos los puntos anteriores.

Humano

Error humano

• Errores de captura de datos en registro de acceso.
• Acción accidental que lleve a la pérdida de datos o incluso al mal funcionamiento del sistema de control de acceso.
• Acción accidental que lleve a la pérdida material de cualquiera de los diferentes elementos del sistema de control de acceso.
• Acción intencional que lleve a la pérdida material de cualquiera de los diferentes elementos del sistema de control de acceso, pérdida de datos o incluso su mal funcionamiento.

Abre pluma manualmente

Este reto tiene dos partes:

1. Vigilancia de caseta principal abre la pluma manualmente (o la deja abierta ya sea arriba o con la grapa colapsada, doblando la pluma horizontalmente) sin ningún registro, por razones injustificadas:

• Amistan con algún proveedor o colono.
• Flojera o animosidad de realizar el registro.
• Dormir en lugar de realizar el registro.
• Dejar el lugar de trabajo por la razón que sea, por ejemplo, ir a la tienda (en este caso debe de llamar a su supervisor para estos casos).

2. Existe algún problema con el funcionamiento de las plumas fuera del control del personal de vigilancia, lo cual es una razón justificada; sin embargo, se pierden los controles de seguridad, algunos ejemplos son:

• Falla de energía eléctrica.
• Falla mecánica del sistema de control de acceso, por ejemplo los motores de las plumas.
• Falla eléctrica o de datos del sistema de control de acceso, por ejemplo, el panel, lectoras de tags o computadora.

Máquina

Error al leer tag

Encriptación de tags – Existen fallas conocidas con las lectoras, una de ellas es la interferencia del REPUVE descritas en esta liga, sin embargo, al tener un panel y tags sin encriptación el mismo problema es agravado si el condomino tiene tags de otros fraccionamientos donde tengan una secuencia de números similar, por lo que un moroso aquí puede ser un condomino al corriente en el otro tag, pero nuestro sistema no sabe cuál lectura es la correcta.

Fallas de configuración – Se refiere a errores humanos en el programa o panel, causando esto una lectura incorrecta del tag.

Falla de sistema

• Falla mecánica del sistema de control de acceso, por ejemplo los motores de las plumas.
• Falla eléctrica o de datos del sistema de control de acceso, por ejemplo, el panel, lectoras de tags o computadora.

Legales

Penalizaciones

Falta de herramientas automatizadas para poder penalizar a los proveedores de vigilancia por cualquier falta al contrato, incluyendo pero no limitado a:

• Supervisión.
• Hurto.
• Faltas.
• Omisiones en registros.
• Omisiones en actividades y cláusulas estipuladas en el contrato.

• Falta a cláusulas del contrato.

• Falta de reportes claros y transparentes de todo evento relacionado con faltas al contrato.

Registros

Falta de herramientas automatizadas de registro y reporte de actividades del personal de vigilancia en la caseta principal, esto sin ninguna dependencia manual del mismo personal de vigilancia, incluyendo pero no limitado a:

• Apertura de plumas de visita, ya sean justificadas o no.
• Registro de fallas del sistema.
• Reporte eficaz, oportuno y fácil de obtener en cualquier momento y desde cualquier lugar ingresos y egresos, así como de cualquier reporte o eventos extraordinarios.
• Reporte eficaz, oportuno y fácil de obtener en cualquier momento y desde cualquier lugar de cuáles y cuantos visitantes y proveedores se encuentran en ese momento dentro del fraccionamiento.

Validación

Auditorías

Proceso automatizado que permita la auditoría de los elementos descritos en este documento, incluyendo pero no limitado a:

• Posibles errores humanos.
• Apertura injustificada de las plumas.
• Fallas del sistema.
• Posibles faltas al contrato de vigilancia.

Supervisión

Proceso, sistema, cámaras, portal en internet o cualquier medio automatizado que permita una supervisión eficaz, eficiente, fácil y desde cualquier lugar, tanto del funcionamiento del sistema de control de acceso, tanto como del personal de vigilancia.

Comunicación con cotos

Seguimiento de entrada a salida

De acuerdo a los Roles y responsabilidades de la Asociación de Colonos del Fraccionamiento Senderos de Monteverde A.C. los cotos son responsables de sus visitas y proveedores; sin embargo, esto no significa que la caseta principal puede solo abrir la puerta a cualquiera, este reto se refiere a darle un seguimiento y validar el siguiente proceso:

1. Visitante o proveedor de algún coto (excluyendo todos los visitantes y proveedores de áreas comunes) se presentan en la caseta principal.
2. Vigilancia de caseta principal realiza el registro de la visita o proveedor, dándole acceso a todos sin excepción (esto ya se hace hoy en día, pero sin ningún proceso establecido)., esto incluye vehiculos o personas a pie.
   • NO es necesario hablar al condomino al que va la visita o proveedor, esto elimina los procesos y dependencias de los cotos de mantener actualizada a la caseta principal de los teléfonos de los condominos, así como protege aún más la privacidad de los mismos al limitar la distribución de sus datos a la caseta del coto al que pertenecen solamente.
   • NO le recogen su identificación oficial, pues no es responsabilidad de la caseta principal su registro.
   • NO se toman datos personales, pues no es responsabilidad de la caseta principal su registro.
   • Se toman los datos básicos de la visita o proveedor:
     • Placas.
     • Marca y modelo del vehículo.
     • Color del vehículo.
     • Coto o cotos destino.
     • Identificador de visita (sin especificar por el momento), este es particularmente importante para el caso de personas a pie.
3. Se avisa a la o las casetas de los cotos destino, registrando en sistema el tiempo que una visita o proveedor ajenos a las áreas comunes permanece en estas mismas, siendo este registro inicial el de entrada a áreas comunes.
4. La caseta o casetas de los cotos destinos reciben la notificación de una visita o proveedor va en camino.
5. La caseta del coto destino tiene la responsabilidad de reportar estos accesos a caseta principal con el objetivo de informar que dicho vehículo ya no se encuentra en áreas comunes, de tal forma que vigilancia de caseta principal ya no se preocupe de ese vehículo hasta que la caseta del coto destino notifique que el vehículo se encuentra de nuevo en las áreas comunes, pero esta vez en dirección a otro coto destino o ya de salida del fraccionamiento por la caseta principal.
6. El vehículo de visita o proveedor, o en su caso persona a pie se presenta en caseta del coto destino.
   • La vigilancia del coto destino utiliza la información proporcionada por vigilancia de caseta principal vigilando que todos los datos coincidan, si algún vehículo de visita o proveedor se presenta en caseta del coto destino, esto significa que ya sea la caseta principal o algún otro coto destino no realizo el proceso correspondiente de avisar a las demás casetas del vehículo circulando de nuevo en las áreas comunes.
7. La caseta del coto destino es la responsable de decidir si la visita o responsable puede o no entrar al coto al validar directamente con el condomino al que visita, este proceso es totalmente independiente al de control de acceso a áreas comunes como se explica en los Roles y responsabilidades de la Asociación de Colonos del Fraccionamiento Senderos de Monteverde A.C. y no se discutirá o describirá en el presente documento o va a ser considerado por los proveedores interesados en entregar alguna propuesta.
   • Si el acceso de la visita o proveedor es aprobada por el condomino, este pasará a ser responsabilidad del coto mientras se encuentre dentro del mismo.
   • Independientemente de si se aprueba o no el acceso a la visita o proveedor, vigilancia del coto destino es responsable de avisar a caseta principal para ya sea informar que el vehículo ahora se encuentra dentro del coto (en este momento caseta principal es responsable de registrar este evento, ya no preocupándose por ese vehículo cuando menos mientras este dentro del coto) o que está de nuevo en áreas comunes.
8. Cuando la caseta del coto destino reporta a caseta principal, la salida de la visita o proveedores puede ser por las dos razones abajo descritas; sin embargo, en ese momento el vehículo o persona a pie pasa a ser responsabilidad de la vigilancia de áreas comunes, donde es su responsabilidad registrar si este se dirige a otro coto o ya de salida del fraccionamiento.
   • Acceso al coto fue negado, no fue aprobado por el condomino, o no se encontró a nadie que pudiera dar acceso.
   • La visita o proveedor está de salida del coto.
9. La visita o proveedor se presenta en la caseta principal para salir del fraccionamiento.
   • Vigilancia de áreas comunes es responsable de validar que el o los cotos destino le dieron salida.
   • Caseta principal es responsable de registrar la salida del vehículo cerrando el ciclo de la visita o proveedor de cotos como destino final.

Trazabilidad

La trazabilidad se refiere a la habilidad de conocer en todo momento, de una forma fácil, eficaz y desde cualquier lugar, los puntos incluidos pero sin ser limitados a:

1. Lista de vehículos (incluyendo sus datos registrados) en circulación en áreas comunes, esto en tránsito, ya sea en camino a algún coto o de salida del fraccionamiento.
2. Reporte diario, semanal y mensual de todas las visitas y proveedores de los cotos.
3. Validación de entrada y salida de todos y cada uno de los vehículos que entran al fraccionamiento cuyo destino final sea algún coto.